Gestion des politiques en entreprise : e-book gratuit

Qu'est-ce qu'un système de gestion des politiques et pourquoi en avez-vous besoin ? Un système de gestion des politiques, ou Policy Management System (PMS), est une plateforme logicielle, généralement hébergée dans un environnement en nuage (cloud), qui permet de centraliser l'accès et l'administration des politiques.

L'existence de politiques d'entreprise claires et cohérentes dans des domaines tels que la cybersécurité et la conformité est devenue une norme établie sur les lieux de travail modernes. Aux États-Unis, pratiquement toutes les grandes entreprises ont une politique de cybersécurité en place.

Ces politiques servent d'autorité de référence pour l'entreprise sur des sujets spécifiques, tels que la cybersécurité, et agissent comme un manuel de travail. Elles contiennent des informations essentielles pour permettre au personnel de se conformer aux réglementations, de faire face aux cybermenaces, de fournir des directives sur la déclaration des incidents, de former les employés et d'informer le personnel de l'entreprise.

Cependant, l'évolution rapide des réglementations et de la cybersécurité peut rapidement rendre ces politiques obsolètes. De plus, suivre qui a lu et accepté les nouvelles politiques peut devenir une tâche fastidieuse. Cette situation peut conduire à des problèmes de non-conformité réglementaire. Le logiciel de gestion des politiques de MetaCompliance permet d'éviter cette situation.

En mettant en œuvre une gestion automatisée des politiques, votre entreprise peut bénéficier d'une vue d'ensemble sur le statut de conformité des employés par rapport aux politiques, ainsi que d'une mise à jour rapide et efficace des politiques en cas de besoin. Cela assure une meilleure conformité aux réglementations en constante évolution et renforce la posture de sécurité de votre entreprise.

Les trois piliers d'un système de gestion des politiques de l'entreprise

Un Policy Management System (PMS) héberge, gère, distribue et suit le contenu des politiques de l'entreprise. Il agit un peu comme un système de gestion des documents mais qui se concentre sur les politiques de l'entreprise. Un système de gestion des politiques est généralement doté d'une fonction de signature numérique intégrée qui permet de capturer les données de l'employé, ce qui empêchera votre organisation d'adopter une approche dispersée et sous-optimale de ses politiques.

À ce titre, un bon système de gestion des politiques est structuré autour de trois piliers fondamentaux:

1. Logiciel basé sur le cloud

Un système de gestion des politiques au sein d’une organisation agit comme un pivot centralisé qui permet de stocker, de gérer et de distribuer le contenu des politiques. Il ne sera donc plus nécessaire d'envoyer des courriels pour distribuer les documents de politique générale et d’autres contenus concernant les politiques de l’entreprise. D’autre part, les fonctions de mise à jour permettent d’ajouter une couche de contrôle sur les versions, le stockage et la distribution : cela garantit que seule la dernière version d'une politique est utilisée.

2. Responsabilité intégrée

L'acceptation et l'approbation de la politique sont des aspects importants de la gestion des politiques et de la conformité. Un système centralisé et automatisé de gestion des politiques, de la conformité et du RGPD, conçu aussi bien pour les employés que pour les clients, permet d’utiliser des signatures numériques et d’effectuer des audits afin de garantir que les politiques ont bien été communiquées et signées.

3. Mesures d'amélioration

Un système de gestion des politiques doit être conçu de manière à fournir les mesures et les informations nécessaires à la mise en œuvre des politiques de l’entreprise afin de pouvoir les ajuster et les améliorer à mesure que les événements modifient le paysage de la conformité et de la sécurité.

Un logiciel de gestion des politiques doit également être facile à utiliser. Cette facilité d'utilisation doit être renforcée par des niveaux d'accès, depuis l'édition complète jusqu'aux options d'accès en consultation seule.

D’autre part, un contrôle des versions est fondamental pour suivre les changements. La création d'une politique est souvent un processus collaboratif ; les équipes qui travaillent sur différents aspects doivent être en mesure de suivre les changements au cours du cycle de vie du document.

Les avantages de l'utilisation d'un système automatisé de gestion des politiques au sein de l’entreprise

Les principaux avantages qui poussent les entreprises à choisir un système automatisé de gestion des politiques concernent :

Protéger la réputation de l’entreprise

Selon une enquête de 2021 par Invisibly, le respect de la confidentialité est important pour les consommateurs. Un système de gestion des politiques contribue à protéger votre entreprise contre les litiges et les amendes, ce qui, à son tour, contribue à maintenir une bonne réputation de votre marque.

En facilitant la mise en place d'un système réactif de politiques en matière de données et de confidentialité qui reflètent les attentes des clients et répondent aux réglementations, vous pouvez démontrer votre engagement pour protéger les données de votre personnel et de vos clients.

Réduire les coûts et les efforts de gestion des politiques

L'époque où l'on imprimait des dizaines de milliers de pages de documentation sur les politiques est révolue depuis longtemps grâce au "cloud". Non seulement cela contribue à la lutte contre le changement climatique, mais cela permet aussi à l'entreprise d'économiser de l'argent à long terme.

L'effort est également réduit, car les administrateurs de politiques peuvent gérer plus facilement le cycle de vie d'une politique, la mettre à jour à distance et vérifier les accès, la localiser rapidement et s'assurer que les employés ont accepté son contenu, le tout à partir d'une console centrale.

Maintenir la conformité avec la réglementation sur la protection des données

Un moyen centralisé de gérer les politiques permet de se conformer à la réglementation en matière de protection des données. Les politiques peuvent être mises à jour rapidement et redistribuées aux employés et aux autres personnes qui ont besoin de les voir.

L'utilisation de la technologie de signature numérique permet de recueillir l'accord sur les modifications. En outre, l'utilisation d'un système de gestion pour gérer les politiques vous permet de fournir rapidement des documents et des informations sur les politiques de votre organisation. En d'autres termes, un Policy Management System (PMS) fournit les documents et les informations nécessaires à la mise en place d'un système de gestion de la conformité en fournissant les audits nécessaires pour établir et maintenir la conformité avec des réglementations en vigueur.

Obtenir l'adhésion des employés et confirmer leur responsabilité

Un système de gestion des politiques devrait être en mesure de distribuer les politiques importantes aux employés et d'en encourager l'adoption par le biais d'un programme de formation. Par exemple, les politiques de sécurité contiennent souvent des clauses qui obligent les employés à comprendre que certaines actions peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires.

Il est important, d'un point de vue juridique, que les employés comprennent cet aspect de leur travail et l'acceptent en signant numériquement la politique pour prouver qu'ils l'ont lue et acceptée. Le logiciel de gestion des politiques offre une  méthode automatisée en permettant de suivre le cours d'une politique au fur et à mesure de sa création, de sa diffusion, mis à jour, ouverture, lecture, etc. La fonction supplémentaire de signature numérique permet aux employés et à d'autres membres du personnel de confirmer leur adhésion à une politique.

Ce cycle de vie et cet événement de signature aboutissent à une piste d'audit qui est disponible sous la forme d'un rapport PMS qui quantifie l'adhésion des employés et fournit une méthode de responsabilisation.

Démontrer des améliorations continues en matière de sensibilisation à la sécurité en entreprise

La conformité et la sensibilisation à la sécurité peuvent être mesurées à l'aide d'indicateurs générés par un système de gestion de la sécurité au sein de l’entreprise. Cela permet de démontrer aux autorités de régulation que votre organisation implique pleinement son personnel dans les exigences liées aux politiques d’entreprise, y compris les attentes en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Les systèmes PMS sont bien plus qu'un simple endroit où stocker et utiliser les documents de politique générale : un bon système de gestion des politiques est un système de gestion de l'information. Le logiciel de gestion des politiques permettra de créer des documents de politique optimisés tout au long du cycle de vie d’une politique, qui fait souvent l'objet de changements continus.

D’autre part, votre système de gestion des politiques d’entreprise vous permettra d’automatiser la mise en conformité, en générant des preuves documentaires de la formation à la sensibilisation à la sécurité et de l'adhésion du personnel aux politiques en termes de cybersécurité, de données, de réglementation et de confidentialité.

En utilisant un système automatisé de gestion de politiques efficace, une entreprise peut assurer une bonne conformité et impliquer ses employés dans le processus de gestion.

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